The Orange Network

Email = Our Personal Branding

Posted on: November 25, 2008

Email sudah menjadi bagian dalam keseharian kita, setiap hari kita menggunakan email baik untuk urusan bisnis, pekerjaan ataupun hanya untuk tetap berhubungan dengan teman-teman kita. Lalu tahukah anda bahwa cara kita dalam ber-email merupakan bagian dalam personal branding kita sendiri?

Kenapa email merupakan bagian dalam personal branding? begini, anda pasti pernah merasakan ketika anda menerima email, dengan hanya melihat pengirimnya saja atau sebelum membaca email keseluruhan, anda bisa merespon secara spontan diri anda, anda bisa saja mendadak senang, bersemangat, bahagia, penasaran, sebal, marah, malas atau bahkan biasa saja. Misalkan ketika anda baru saja mendapat email dari A, anda bisa saja merasa “wah si A lagi, ngapain lagi seh…” atau “Asik si B ngemail g lagi…” dsb.

Disini saya tidak akan membahas secara teknikal cara menggunakan email yang baik dan benar, seperti misalnya tuliskan subject dengan jelas, tidak menulis dalam satu paragraf panjang, tidak menulis dengan capslok, dsb. Saya anggap anda sudah ahli dengan hal teknikal seperti itu. Yang ini saya bahas disini lebih kearah persepsi yang bisa ditimbulkan ketika anda menggunakan email.

Anda pasti pernah mengalaminya sendiri juga, bahwa email bisa membuat anda disukai oleh orang lain yang baru anda kenal atau sebaliknya… tidak disukai bahkan dibenci! Email bisa membuat anda mendapatkan client baru atau bahkan kehilangan client potential anda, bisa membuat anda dihormati atau dianggap bukan siapa-siapa, dsb.

Lalu bagaimana caranya supaya kita mendapatkan efek yang positif ketika kita mengirimkan email ke orang lain? Mari kita sharing disini…

Jika anda sebagai penerima email :

Rule #1 : Balaslah email ketika anda mendapatkan email yang membutuhkan jawaban.
Jika anda mendapatkan email yang membutuhkan anda meresponnya, balaslah dengan baik. Bahkan jika anda tidak bisa membantunya misalkan, balaslah dengan memberitahu bahwa anda tidak bisa membantunya. Tidak membalas email yang membutuhkan jawaban dalam dunia profesional (karir/bisnis) bisa membuat anda dicap tidak profesional. Dalam relationship dengan teman anda, anda bisa dianggap sombong dan kehilangan seorang teman jika anda sering melakukannya.

Rule #2 : Jika anda tidak bisa membalas dalam waktu satu hari, balaslah dilain hari dengan penjelasan maaf untuk keterlambatannya.
Misalkan anda pergi keluar negeri dan tidak bisa mengakses email dalam beberapa hari dan lupa meng-set auto reply informationnya, ketika anda mendapatkan email penting, balaslah segera dan jelaskan keadaannya. Jika anda menganggap tidak perlu dibalas karena sudah lewat, maka akan mengacu pada rule #1.

Rule #3 : Manage email yang perlu dibalas segera atau tidak terlalu penting dan dibalas nanti.
Meski anda mempunyai Blackberry, bukan berarti anda harus membalas email anda < 1 menit setelah anda menerimanya. Pandai-pandailah memilah email-email anda, jika itu memang urgent balaslah segera, jika tidak simpanlah dalam draft reply dan balaslah nanti. Kenapa tidak perlu membalas segera setiap email? seorang profesional yang sibuk biasanya akan menghindari email yang terlalu sering karena kita tahu bahwa membalas email itu bisa menghabiskan waktu yang cukup lama. Bahkan seorang profesional sibuk biasanya mempunyai jadwalnya sendiri untuk membuka email, misalkan hanya 3 kali sehari, jam 9-9.10 *pagi hari, jam 12-12.30 siang *waktu istirahat, jam 5.30-6 sore *sebelum pulang kantor.

Rule #4 : Balaslah email penting dengan efektif dan efisien.
Efektif artinya kita membalas untuk tujuan yang diperlukan, misalnya menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah, bertanya, diskusi masalah, dsb. Sedangkan efisien artinya membalas dengan benar, misalnya tidak bertele-tele, tidak menimbulkan keributan, fokus, padat, jelas, dsb. Jika anda membalas email dengan bertele-tele dan cara penulisan yang tidak benar atau tidak menjawab pertanyaan inti anda akan dinilai negatif oleh orang lain.

Rule #5 : Balaslah dengan bahasa, tone dan atmosfer yang tepat & menyenangkan.
Jika anda tahu bahwa pengirim email hanya bisa bahasa english misalnya, balaslah dengan bahasa english. Jika pengirim sedang serius menanyakan masalah penting, balaslah dengan poin-poin yang menjawab masalah tersebut, jika sedang ada masalah, usahakanlah untuk tetap fokus pada penyelesaian masalah, bukan dengan emosi, dsb.

Jika anda sebagai pengirim email :

Rule #1 : Hindari email dengan tujuan marah/mempermalukan orang lain.
Meski anda sangat marah dengan orang lain, hindari email untuk melampiaskannya/mempermalukan orang lain dengan adanya cc ke banyak orang. Email adalah hitam diatas putih, jika anda menuliskan kemarahan anda ke orang lain di email, efeknya orang lain akan terus mengingat hal yang negative tentang anda. Anda bisa menegur orang lain secara private misalnya dengan menulis email private “Sebaiknya kita perlu berbicara langsung untuk menyelesaikan masalah ini.”

Rule #2 : Selalu berikan salam diawal dan diakhir.
Anggaplah sama etikanya seperti halnya mengetuk dan menutup pintu ketika anda masu ke rumah/ruangan orang lain.

Rule #3 : Jika subject sudah “Re : Re : Re : Re : Re : Re : xxx” sudah waktunya anda berbicara langsung.
Dalam keadaan penting, email yang efektif dan efisien adalah email yang segera selesai setelah 3-4 email, jika terlalu panjang artinya anda membutuhkan komunikasi langsung untuk menyelesaikan masalah dengan segera.

Rule #4 : To the point.
Jika email anda adalah email penting, tulislah dengan singkat, padat, jelas & langsung. Salam, tujuan email, Salam penutup.

Bagaimana anda ber-email sehari-hari? apakah anda pernah memikirkan hal ini (email sebagai personal branding)? atau ada tips-tips lain?



3 Responses to "Email = Our Personal Branding"

Berguna banget buat kita2 yang bergelut 100% tatap muka dengan klien via email atau chatting.
Gak bole melakukan kesalahan 1x pun karena semua berbasis teks dan buktinya ada.

iya juga ya… tapi itu sifatnya personal branding yang sempit banget ya…?!

Hindari menggunakan email apabila anda ingin menjelaskan atau membalas email yang isinya negative, usahakan tatap muka atau paling tidak via telpon untuk hal-hal yg negative. Email atau SMS tidak ada tonenya, tidak bisa menjelaskan mimik kita atau gesture kita ketika menyampaikan pesan yg diinginkan, jadi sering kali muncul kesalahpahaman. Kalaupun terpaksa dengan Email, pilih kata-kata yg tepat, kalau perlu tambahkan emoticon yg sesuai.

Untuk personal branding, bisa juga ditambahkan e-signature kita🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

OrangeCategory

OrangePhotos

DSC_5739

DSC_5726

DSC_5716

More Photos
%d bloggers like this: